Errores típicos en la gestión de stock veterinario y cómo evitarlos
La farmacia y la tienda de una clínica veterinaria pueden ser una fuente importante de ingresos, pero también un foco de pérdidas si el stock no se controla bien. En este artículo revisamos los errores más frecuentes que cometen las clínicas al gestionar su inventario y proponemos soluciones prácticas, apoyadas en herramientas digitales específicas para el entorno veterinario.
1. No tener un inventario centralizado y actualizado
Uno de los errores más habituales es trabajar con varias “versiones” del stock: una libreta en la farmacia, una hoja de cálculo en la oficina y lo que “cree recordar” el personal. Esto provoca diferencias constantes entre lo que aparece en los registros y lo que realmente hay en las estanterías.
La solución pasa por disponer de un inventario único, accesible para todo el equipo, donde cada entrada y salida quede reflejada. Un sistema de punto de venta como RedTPV ayuda a conseguirlo porque cada venta descuenta unidades de forma automática y cada reposición entra con su proveedor correspondiente.
2. No clasificar bien los productos
Cuando todos los artículos se registran en una única categoría genérica (“farmacia” o “productos”), se vuelve muy difícil analizar qué líneas de negocio funcionan mejor y dónde se concentran los problemas de roturas o caducidades.
Es recomendable definir categorías claras, por ejemplo:
- Medicamentos de uso interno
- Antiparasitarios externos
- Alimentación
- Productos de higiene y accesorios
- Material de consumo clínico
Con esta clasificación, los informes de ventas y de stock resultan mucho más útiles a la hora de tomar decisiones sobre compras y promociones.
3. No registrar correctamente las entradas de mercancía
A veces el personal descarga los pedidos y los coloca directamente en las estanterías sin registrar las entradas en el sistema. Esto hace que los niveles de stock queden desfasados y dificulta el control de lo que se ha comprado realmente a cada proveedor.
Un buen hábito es vincular siempre la recepción de un pedido a un albarán o factura en el sistema: se registran cantidades, lotes y fechas de caducidad, y se actualiza el inventario. De este modo, cualquier revisión futura permite saber qué se ha comprado, cuándo y a qué precio.
4. No controlar las fechas de caducidad
Los productos caducados son doblemente problemáticos: suponen un riesgo sanitario si se utilizan y representan una pérdida económica directa. Cuando el control de caducidades se hace “a ojo” o con notas sueltas, es fácil que algún lote pase desapercibido.
Una estrategia efectiva consiste en:
- Registrar la fecha de caducidad al dar de alta cada lote en el inventario.
- Revisar de forma periódica (por ejemplo, una vez al mes) los productos que caducan en los próximos 3–6 meses.
- Planificar promociones o cambios de formato para darles salida antes de que caduquen.
5. No definir stocks mínimos ni máximos
Otra situación habitual es pasar de tener exceso de ciertas referencias a sufrir roturas repentinas en otras. Sin referencias claras de stock mínimo y máximo, las compras se hacen de forma reactiva (“pide más cuando se acabe”) y se pierde la visión global.
Establecer niveles objetivo para los productos clave ayuda a equilibrar el inventario:
- Stock mínimo: cuando se alcanza, es momento de lanzar un nuevo pedido.
- Stock máximo: límite a partir del cual no conviene seguir acumulando producto.
Los sistemas TPV con módulo de inventario permiten configurar alertas cuando una referencia baja de cierto umbral, reduciendo el riesgo de quedarse sin un medicamento importante.
6. No registrar las mermas y autoconsumos
En la práctica diaria siempre hay pequeñas pérdidas: productos que se rompen, dosis utilizadas para muestras, material gastado en demostraciones, etc. Si estas salidas no se registran, el stock “teórico” será superior al real y las diferencias aparecerán en cada inventario físico.
Es útil definir motivos de salida específicos (merma, autoconsumo, muestra, etc.) y formar al equipo para que los utilice. Así se mantiene la trazabilidad y se pueden analizar las mermas por tipo de producto o por periodo.
7. No revisar periódicamente los informes de inventario
Contar con un sistema de stock es solo el primer paso; el segundo es dedicar tiempo a revisar la información que genera. Algunas preguntas que conviene hacerse de forma regular son:
- ¿Qué productos se venden más y cuáles apenas se mueven?
- ¿Hay referencias que se reponen de forma automática pero apenas tienen rotación?
- ¿Qué proveedores concentran la mayor parte de las compras?
Con estos datos es más sencillo negociar condiciones, ajustar el catálogo y evitar invertir en stock que inmoviliza capital sin aportar valor.
8. Cómo puede ayudarte un TPV especializado
Herramientas como RedTPV están diseñadas precisamente para simplificar muchas de estas tareas. Al centralizar las ventas, el inventario y la relación con proveedores, permiten:
- Actualizar el stock de forma automática con cada venta registrada.
- Vincular compras y entradas de mercancía a proveedores concretos.
- Generar informes por categorías, periodos y formas de pago.
- Configurar alertas de stock mínimo para productos críticos.
De este modo, el equipo puede centrarse en la atención clínica mientras el sistema se encarga de mantener los datos de inventario coherentes y listos para ser analizados.
9. Conclusión
La gestión de stock en una clínica veterinaria requiere orden, disciplina y buenas herramientas. Evitar los errores más comunes —inventario disperso, falta de clasificación, caducidades sin control o ausencia de niveles mínimos— es posible si se establecen procesos claros y se apoya el trabajo diario en soluciones digitales adecuadas. Un inventario bien gestionado no solo reduce pérdidas, sino que mejora la capacidad de respuesta ante las necesidades de los pacientes y fortalece la salud económica del centro.